Requisitos para la firma electrónica en Ecuador

La agilidad con la que evolucionan los negocios actualmente, el comercio online, la digitalización masiva de ficheros y otros causantes, nos han obligado a pasar de la firma clásica en letra manuscrita a la firma electrónica. Su utilización se dio ya hace un tiempo, por esto te traemos información acerca de los requisitos para firma electrónica en Ecuador.

Requisitos para la firma electrónica en Ecuador

¿Qué es la firma electrónica?

Esta es un registro de datos que fundamentalmente representa a un individuo natural o jurídica, cuya validez y valor legal es el mismo que tiene una firma manuscrita. Es sustancial indicar que esta puede ser usada para transferencias comerciales, así como por la compra de productos y/o servicios vía en línea entre cliente y proveedor, entre entidades gubernamentales y/o compañías privadas.

Cabe resaltar que los certificados que logren ser generados por los probables comprometidos nombrados previamente tendrán conceder una firma electrónica a un sujeto precisamente, por medio de un desarrollo de verificación de identidad, esto acarrea a que se otorgue a este la compromiso que deriva el empleo de esta clase de registro electrónico.

Oséa, este registro de datos, certificado o archivo electrónico, es poseedor de la información que se requiere para asegurar la identidad del que va a ser titular o gerente poseedor de la forma. La utilidad de esta se utiliza para firmar documentos digitales o electrónicos, teniendo de la misma manera una validación legal.

Por supuesto, todo archivo electrónico va a ser legal mientras que esté firmado con rúbricas electrónicas que sean creadas por organismos de certificación, autorizados en Ecuador por ARCOTEL. No está demás indicar que todo lo previo está sujeto a lo especificado en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos.

Aspectos en general de una firma electrónica

Una firma electrónica en Ecuador tiene una vida servible, por lo general de 1 a 5 años, siendo los 2 años frecuentes y los costos de estas van desde precisamente los $10,00 hasta los $60,00. Vale resaltar como se dijo previamente que esta puede ser de forma sencilla sustituto de una firma clásico o lo que es semejante, manuscrita.

De igual modo, se apunta que el diseño de esta puede ser diferente según con cada proveedor, pero como un nivel, la firma electrónica tiene dentro el nombre terminado de firmante, la fecha y hora de la firma, el cargo o encabezado del firmante y más.

Tipos de contenedores firma electrónica

Los certificados de firma electrónica se emiten en tres tipos de contenedores, por eso no está demás averiguar al proveedor que la genere para elegir la más correcta según si es un individuo jurídica o natural, estos tipos son:

Token

Por medio de un gadget capaz que solo necesita de un puerto USB para su uso desde una PC. Es requisito detallar que para la utilización de este no se necesita de una instalación y/o configuración, además que no facilita crear una copia del archivo fuente contentivo en este.

Archivo

Después de que el agente generador origine el certificado, el cliente recibe su clave de entrada y, paralelamente, el certificado adjunto en un archivo PKCS#12 vía mail. El ingreso a la firma electrónica únicamente se puede ofrecer por medio de la clave confidencial por medios que solo el cliente maneja además de estar bajo su custodia.

Certificado remoto

Esta clase de certificado, el cual es gestionado por la Entidad de Certificación del Consejo de la Judicatura, facilita operaciones con firma electrónica por medio de la gestión con una central de claves y certificados de firma. Vale resaltar que estos tipos de certificados están almacenados en un Módulo de Seguridad Hardware (HSM).

En este momento, todos esos individuos que deseen ingresar a sus claves y certificados a distancia tendrán trabajar con el utilitario UKC, este brinda la descarga del certificado electrónico a través de algún gadget electrónico (pc, tablet y/u otros) para, más adelante, usar la firma en los documentos que requiera la misma.

¿Cómo trabaja?

La información encriptada en una firma electrónica trabaja según con 4 principios, los cuales van a ser explicados a continuación:

  • Identidad: esta facilita corroborar y validar la identidad del titular de la firma electrónica.
  • Confidencialidad: el remitente sabe que la información del archivo fué encriptada y solo el receptor puede desencriptarla.
  • No repudio: el firmante no puede contradecir o denegar la firma de un archivo si para eso ha usado una firma electrónica, emanada por entidades certificados y avaladas en Ecuador para eso.
  • Integridad: facilita el encriptado y el resguardo de datos, con la intención de evadir que se vean en compromiso por asaltos cibernéticos y semejantes.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

La utilización de una firma electrónica provoca que todos los métodos ejecutados, bien sea por una institución pública, privada o usuarios particulares, sean seguros y confiables. Entre varios de los trámites para los que están permitidos la utilización de esta tenemos:

  • Efectuar pagos y entregas de tributos.
  • Estampar firma como consentimiento de documentos y/o formularios públicos.
  • Presentar una apelación y/o solicitudes.
  • Efectuar trámites relativos a los registros municipales.
  • Realizar consultas sobre multas de tránsito.
  • Efectuar diligencia de subvenciones.

¿Cuáles son los requisitos para firma electrónica en Ecuador?

Antes de hacer el desarrollo de obtención de un certificado, es sustancial entender que tendrá que primordialmente tener algunos requisitos para firma electrónica en Ecuador. Vale subrayar que la información a proveer a de estar escaneada en formato PDF, entre ellas mencionamos:

Persona natural

Si es un individuo natural, la que ha de hacer la aprobación para una firma electrónica, tendrá que tener la documentación que ahora se detalla:

  • Documento de identidad nacional, pasaporte o algún otro archivo de identificación válido a color.
  • Boleta de votación actualizada. Este requisito para firma electrónica en Ecuador, se excluyen los ancianos de 65 años nacionales, cuyo domicilio está en el extranjero , los nacionales que pertenecen a algún ingrediente militar o policial y personas con discapacidad.
  • Último recibo de servicio público que permita corroborar su dirección de domicilio.

Persona jurídica

Suponiendo que quiera llevar a cabo este trámite y posea esta condición de persona jurídica, los requisitos necesarios para seguir con lo siguientes son:

  • El RUC de la compañía.
  • Documento de identidad nacional, pasaporte o algún otro archivo de identificación válido a color de quien va a ser el encargado de la misma.
  • Boleta de votación actualizada de quien va a ser el encargado para eso. Este requisito para firma electrónica en Ecuador, se excluyen los ancianos de 65 años, nacionales cuyo domicilio está en el extranjero , los nacionales que pertenecen a algún ingrediente militar o policial y personas con discapacidad.
  • Certificado de ascenso o empleo firmado por el gerente legal.
  • Poder firmado por el gerente legal. (En caso de cesión o comisión agregar el trabajo de la Comisión). Sustancial, tendrá que asegurarse de que el poder esté dirigido al director en funcionalidades.

¿Cómo conseguir la firma electrónica?

Antes de empezar con el desarrollo, es primordial detallar que la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, en su artículo 37 expresa de manera descriptiva que el organismo responsable de proveer la certificación a las distintos organismos de Certificación de Información y Servicios Vinculados Acreditados y Terceros Vinculados, es ARCOTEL.

Por eso con apariencia de proveer el servicio de firma electrónica, está ha otorgado a algunas instituciones la autorización para la generación de esta clase de instrumento. Entre estas instituciones a las que hay que proveer los requisitos para la forma electrónica en Ecuador están las siguientes:

  • Banco Central del Ecuador.
  • Registro Civil.
  • Security Data Seguridad en Datos y Firma Digital S.A.
  • Consejo de la Judicatura.
  • ANFAC Autoridad de Certificación Ecuador C.A.

Para esos que deseen pedir una firma electrónica a una institución pública o semejante, tendrán hacer esta administración por medio del Banco Central del Ecuador, el Registro Civil y el Consejo de la Judicatura. Entonces, si la aprobación ha de ser realizada por el Banco Central del Ecuador va a tener que realizar las advertencias siguientes:

  • Ingrese a la web oficial del Banco Central del Ecuador, puede hacerlo por medio de este enlace.
  • Posteriormente, tendrá que dirigirse a la parte utilizable de Firma Electrónica/Solicitud de Certificado.
  • Para proseguir con el trámite, va a tener que llenar un formulario de aprobación y paralelamente, tendrá que agregar los documentos que fueron nombrados antes.
  • Una vez que haya cumplido con lo previo, se le proporcionará una cita para ayudar en lo personal a esta entidad.
  • Cuando se encuentre de forma presencial el día que le sea correcto, según lo indicado antes, tendrá que dirigirse al Módulo de Información con la intención de corroborar el estado de su aprobación.
  • Luego, procederá con la cancelación de la tasa correspondiente para este trámite que es de unos $54,88 USD precisamente, con impuestos incluidos.
  • Para terminar, tendrá que entrar a los Módulos de Firma Electrónica para que logre recibir al final el servicio solicitado.

Suponiendo que quiera hacer esta clase de trámite para una institución privada, puede trabajar con Security Data. La aprobación por medio de esta alternativa es muy fácil porque no se necesita de la asistencia física, aunque esta alternativa tampoco se desecha, sino que puede administrar la misma en línea; todo queda a método del solicitante. Entonces, para llevar a cabo la petición por esta vía se debe:

  • Para empezar, debe entrar a la sitio web de esta institución, que puede llevarlo a cabo por medio de este enlace.
  • Selecciona la alternativa de su prioridad entre Online o Presencial.
  • Una vez especificado lo previo, procederemos con ofrecer clic en Solicítala aqu, tomando como ejemplo la alternativa En línea.
  • Después tendrá que llenar un formulario de aprobación y paralelamente, va a tener que agregar los documentos que fueron nombrados antes como requisitos para firma electrónica en Ecuador. Esta información suministrada va a pasar a ser verificada por la unidad correspondiente de Security Data, cuando dé el visto bueno se continua con lo siguiente.
  • Acto seguido, tendrá que seguir con la cancelación de la tasa correspondiente para este trámite la cuota más alta es de unos $64,51 USD precisamente con impuestos incluidos.
  • Por último, va a poder bajar con simplicidad su firma electrónica.

Si ha de usar los servicios de emisión de firma electrónica del Consejo de la Judicatura, lo inicial a hacer es el registro de la institución, compañía u otro por medio del siguiente enlace. Después del desarrollo previo, continua con los pasos que ahora se presentan:

  • Una vez llevado a cabo el registro, como en las situaciones anteriores, se tendrá que llenar un formulario para la aprobación de la firma electrónica que puede hacerlo accediendo de manera directa en este enlace. A este va a tener que agregar los documentos nombrados antes como requisitos para firma electrónica en Ecuador.
  • Luego que este organismo valide su aprobación, le va a ser remitido vía mail la información acerca de la tasa a anular por el certificado y paralelamente, los datos bancarios dónde ha de ser llevado a cabo el pago correspondiente.
  • Para terminar, el solicitante tendrá que ayudar presencialmente a la Unidad de TIC’s del Consejo de la Judicatura, con su archivo de identidad nacional, el comprobante de pago y copia del correo de aceptación recibido por esta organismo para que le sea entregado el certificado de firma electrónica.

Ventajas de la firma electrónica

La utilización de la firma electrónica en los procesos de documentos, trae consigo las virtudes que ahora se detallan en esta publicación sobre los requisitos para firma electrónica en Ecuador:

  • Los documentos tendrán una más grande seguridad e integridad. Es sustancial resaltar, que todo archivo que tenga dentro una firma electrónica no puede ser modificado por lo cual esto garantiza su autenticación, además de la identidad del firmante.
  • Menos uso de papel, además de que es una medida accesible con el medio ámbito además brinda una más grande utilización del espacio físico, debido a que no se necesita de espacio para el alojamiento físico de documentos.
  • Se evitan viajes y traslados (logística en el régimen de documentos físicos).
  • Reducción del tiempo de ejecución del desarrollo (se impide el amontonar y se aminoran los métodos manuales).
  • Se almacena una reserva de tiempo, esto facilita el que se logre repartir, prestar atención y firmar todos los documentos contenidos en la composición documental.
  • Permite el ahorro barato y la reducción de costos, debido a que no se consigue en cantidad masiva materiales de papelería como papel, carpetas, tinta y más.
  • Como se dijo antes, es accesible con el medio ámbito. La reducción del consumo de papel trae consigo dos resultados consecutivos sobre el medio ámbito, siendo estos: un incremento productivo de CO2 y una reducción en la aptitud de absorción de gases de efecto invernadero.

Preguntas frecuentes

Ahora, se muestran las cuestiones que recurrentemente son realizada por los individuos más que nada lo relacionado con los requisitos para firma electrónica en Ecuador, su uso y más. Estas son:

¿Cuál es la diferencia entre firma digital y electrónica?

Una firma digital es un tipo de firma electrónica, pero son diferentes. La firma digital es más segura y a prueba de manipulaciones, lo que encripta el archivo e incrusta por siempre la información en él si un usuario intenta hacer algún cambio en el archivo, entonces la firma digital va a ser invalidada.

En otro orden, una firma electrónica se asemeja a la firma digitalizada en relación a la comprobación con la identidad del firmante, bien sea por los distintos medios como el mail, identificación de la compañía, PIN de teléfono y otros procedimientos.

¿Quiénes tienen la posibilidad de conseguir firma electrónica?

Los certificados de firma electrónica tienen la posibilidad de ser solicitados y otorgados, por todos esos que se hablan de a continuación:

  • Persona jurídica.
  • Persona natural.
  • Funcionario público.
  • Representante legal o integrantes delegados de una compañía.

¿Por qué es preferible utilizar mí firma electrónica, en lugar de llevar a cabo click en un check box y de esta forma ofrecer mi autorización?

No es requisito que emplee la firma electrónica, pero esto es dependiente del nivel de exigibilidad requerido por la ley y la seguridad que quiera dar a la transferencia. Vale destacar que una firma electrónica avanzada puede detectar al usuario que firma de manera muy concreta, entonces si se muestra una acción legal y se ha usado la firma electrónica, deber entender que esta es una garantía que facilita comprobar si el cliente o colega fue quien verdaderamente firmó el contrato o archivo.

¿Cómo se hace el timestamping?

La prueba electrónica se registra en el curso del desarrollo de firma, por lo cual este se va provocando desde cada etapa ejecutada desde el instante en que se distribución el mensaje, hasta que se estable al final el archivo. Se usa una agencia oficial de sellado de tiempo para garantizar el archivo, y en caso de cambio la cadena de custodia acaba.

¿Qué pasa si mi firma electrónica es diferente a mi firma manual?

Nada, a lo largo de todo el desarrollo de la firma y mientras se van consiguiendo información biométrica en el gráfico de quien firma, la agilidad, celeridad y otros elementos, se puede comprobar por medio de estos. De todos modos, el que las firmas no muestren similitud alguna no es derivarte de inconveniente alguno.

¿Existen tipos particulares de documentos que no se tienen la posibilidad de firmar electrónicamente?

La mayor parte de los documentos que son importantes para la administración de activos se tienen la posibilidad de firmar electrónicamente. No obstante, los documentos catastrales, los poderes permanentes y los testamentos, entre otras cosas, comúnmente por el momento se piensan inadecuados para la firma electrónica.

¿Necesito hardware o programa agregada para firmar documentos electrónicamente?

Todo lo que requiere para ubicar una firma electrónica avanzada es un mouse o un panel táctil. Para hacer una firma calificada, además va a necesitar hardware calificado como un lector de tarjetas capaces.

¿Cómo se emiten los documentos para que se firmen electrónicamente?

Para aceptar que alguien estable un archivo electrónicamente, debe proporcionarle a esa persona un link único para ese fin. Tan rápido como el receptor realice clic en él, se va a abrir una sesión en su navegador y va a poder seguir a hacer una firma electrónica.

Hay numerosas maneras de asesorar al firmante a su link exclusivo. El link se le puede enviar por mail, entre otras cosas, preferentemente con apariencia de un efectivo y interesante enlace HTML. Otra alternativa es dirigir al firmante a su compañía o portal de usuarios y enseñar el link como un enlace de firma.

¿Todas las partes involucradas tienen que firmar electrónicamente si un individuo utiliza una firma electrónica?

Ese no es un requisito riguroso, pero lo sugerimos encarecidamente. Porque si todas las partes involucradas firman un archivo electrónicamente, es muchísimo más simple digitalizar y hacer de manera automática los flujos de documentos terminados para hacer mejor sus procesos internos en el final.

¿Qué encontronazo tuvo la crisis del COVID-19 en la aceptación de la firma electrónica?

Se demostró que la utilización por mes de firmas electrónicas ha incrementado de manera significativa. Cuando las organizaciones se vieron más o menos obligadas a trabajar de manera remota, la firma electrónica se transformó en la novedosa normalidad para muchas de ellas. Además, la mayor parte de las organizaciones no piensan que este cambio sea una inclinación temporal: la digitalización se ha acelerado estructuralmente.

Sin embargo, algunas organizaciones han recurrido a una satisfacción provisional y hasta este preciso día siguen confiando en procedimientos aparentemente menos complicados, como el escaneo y el envío de firmas manuscritas por mail. Desde una visión técnica, es viable que obtengan una firma electrónica prácticamente, pero una que es muy débil desde una visión de seguridad y regulatoria. Sería bastante superior elegir por medidas estructurales, un enfoque más seguro y listo para el futuro.

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